Hintergrund, Branche, Produkt und Zielgruppe
Die Calida AG wurde im Jahre 1941 gegründet. Das Unternehmen, das als kleine Näherei begann, produziert und vertreibt heute hochwertige Tag- sowie Nachtwäsche für Damen, Herren und Kinder, aber auch Bademode, Strickoberteile, Shirts und Accessoires unter dem Markennamen CALIDA. Das Unternehmen ist Teil der Calida Gruppe, zu welcher seit 2005 auch die Lingerie-Marke AUBADE gehört. Die Gruppe zählt in der Branche zu den international führenden Unternehmen.
Calida vertreibt die Produkte in rund 20 Ländern Europas über den Fachhandel (über 80 % der Kunden), führende Warenhäuser (gegen 15 %) sowie eigene Calida-Stores (über 2 %). Die Hauptabsatzmärkte sind die Schweiz und Deutschland, wo anspruchsvolle Kunden im Mittel- bis Premium-Segment angesprochen werden. Der Hauptsitz von Calida befindet sich in der Schweiz in Sursee. Die Produktion wurde im Jahr 1990 nach Ungarn verlagert. Hier werden rund 65 % der Produkte selbst hergestellt. Die restlichen 35 % der Produkte werden aus Europa und dem Fernen Osten zugekauft, wobei die hohen Ansprüche an Qualität, Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit sichergestellt werden.
Calida beschäftigte im Jahre 2011 weltweit etwa 800 Mitarbeitende. Der Umsatz belief sich auf etwas über CHF 145 Mio. Gegen 60 % dieses Umsatzes wird durch den Fachhandel, je leicht über 20 % durch Warenhäuser und durch die eigenen Retail-Stores erwirtschaftet.
Die bestehende Unternehmensstruktur ermöglicht Calida, die Dynamik und Turbulenzen des internationalen Textilgeschäfts gut aufzufangen und sich im starken globalen Wettbewerb zu behaupten. Effiziente und transparente Prozesse, die durch die Informationstechnologie ermöglicht werden, tragen wesentlich zum Erfolg der Unternehmung bei. Dadurch wird es auch möglich, die immer kleineren Bestellmengen, die den Abverkaufszahlen in den Läden folgen, zeitnah und schnell zu bedienen. In der Schweiz beträgt die Lieferfrist 24 Stunden und Calida erreicht eine Liefertreue von 95 %.
Als Qualitätsführer ist Calida auch das sozial- und umweltverträgliche Wirtschaften ein zentrales Anliegen. Die Produkte sind „Öko-Tex Standard 100“ anerkannt und das Unternehmen ist Mitglied der internationalen Business Social Compliance Initiative (BSCI), die sich für die Einhaltung von Sozial- und Umweltstandards einsetzt.
2. Der Auslöser des Projekts
Calida betreibt schon seit Anfang der 1990er-Jahre elektronischen Datenaustausch (EDI) mit seinen Kunden und war damit das erste Textilunternehmen in der Schweiz, das derart mit seinen Kunden zusammenarbeitete. So wirkte man auch in der Anfangsphase in Arbeitsgruppen zur Standardisierung von EDI-Meldungen mit. Bald wurden dann Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferanzeigen, Rechnungsdaten, Artikelstammdaten, Abverkaufszahlen sowie Lagerbestandsmeldungen automatisiert elektronisch mit den Kundensystemen ausgetauscht.
Mit der gesetzlichen Regelung des vollständig elektronischen Rechnungsaustauschs im Jahre 2002 begannen sich die ersten Kunden von Calida mit E-Invoicing auseinanderzusetzen. Bis dahin hatte man zwar schon elektronische Rechnungsdaten übermittelt und verarbeitet. Für die Archivierung wurde den Kunden aber der eigentliche steuerrelevante Rechnungsbeleg zusätzlich noch in Papierform zugestellt.
Als im Jahr 2007 das erste Warenhaus die vollständige elektronische Rechnungsverarbeitung bis zur Archivierung einführen wollte, war es für Calida klar, dass man dieses Anliegen unterstützen würde.
Vorstellung der Geschäftspartner
Compudata AG – B2Bnet, E-Invoicing Service Provider (EISP)
Compudata AG betreibt unter den Label B2Bnet ein B2B-Netzwerk, das Prozesse zwischen Lieferanten und Beschaffungsorganisationen elektronisch unterstützt. Als EISP erstellt B2Bnet steuerrechtlich konforme elektronische Rechnungen im Auftrag von Rechnungsstellern und leitet diese an die Empfänger oder an andere B2B-Netzwerke weiter.
Rechnungsempfänger
In der Schweiz liefert Calida die Produkte an über 100 Calida Stores, rund 2800 Fachhändler und an grosse Warenhäuser. Calida Stores und Warenhäuser werden lückenlos, Detailhandelskunden nach Wunsch in den elektronischen Datenaustausch eingebunden.
3. Elektronische Rechnungsstellung im Detailhandel
Geschäftssicht und Ziele
Die Warenhäuser und der Fachhandel sind bedeutende Vertriebskanäle für Calida. Weil die Raumkosten an guter Lage hoch sind, haben viele Läden ihre Lagerfläche zugunsten einer grösseren Verkaufsfläche reduziert. Gerade bei Warenhausketten mit vielen Filialen und spezialisierten Abteilungen für Damen-, Herren- und Kinderbekleidung führt dies zu einer starken Ausweitung des Transaktionsvolumens. Denn oft wird abteilungsweise bestellt, nicht zuletzt um den Prozess der Wareneingangsprüfung sowie der Verkaufsregalverwaltung zu optimieren. Von einigen Filialen erhält Calida deshalb mehrere Bestellungen pro Tag, wodurch für eine Warenhauskette pro Woche gut und gerne bis zu 500 Bestellungen eingehen können.
Abb. 1: Rollen und Prozesse im Rechnungsaustausch zwischen den Parteien
Aus diesem Grund werden mit den Kunden die Transaktionsdaten für über 70 % des Umsatzes elektronisch ausgetauscht. Dabei ist vereinbart, dass pro Bestellung eine Rechnung gestellt wird. Mit drei grossen Warenhäusern erfolgt der ganze Prozess von der Bestellung bis zur Rechnung vollständig in elektronischer Form, was jährlich allein ein Volumen von 36‘000 der insgesamt 180‘000 Rechnungen ausmacht.
Mit der Einführung von E-Invoicing verfolgte Calida folgende Ziele:
- Differenzierung zur Konkurrenz durch Kompetenz und Reaktionsfähigkeit im elektronischen Geschäftsverkehr und Pflege der Kundenbeziehung auf diversen Ebenen der Zusammenarbeit.
- Effiziente, elektronische Prozesse von der Bedarfsplanung bis zur Bezahlung als Zusatzdienstleistung für Kunden sowie zur Sicherstellung der vom Geschäft geforderten Geschwindigkeit und Liefertreue.
- Möglichst hohe Quote elektronischer Rechnungen, um von der Lösung zu profitieren und das System ganz umstellen zu können.
Um die elektronische Rechnungsstellung möglichst einfach abzuwickeln und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, wurde diese an den E Invoicing Service Provider B2Bnet delegiert. Dieser konvertiert die von Calida bereitgestellten Rechnungsdaten in das gewünschte Kundenformat, signiert die Rechnung und übermittelt sie den Kunden. Calida stellt er in einem via Internet zugänglichen Online-Archiv die Dateien gesetzeskonform bereit. Diese Dienstleistungen werden mittels einer Transaktionsgebühr abgegolten.
Prozesssicht
In diesem Abschnitt werden einige Besonderheiten in den jeweiligen Prozessen beschrieben.
Auftragsabwicklung
Von Kunden, mit denen E-Invoicing vereinbart ist, erhält Calida die Aufträge in elektronischer Form. Benötigt werden hierzu lediglich die Artikelidentifikationsnummer (EAN-Nummer), die Bestellmenge sowie der Wunschliefertermin. Das sind die einzigen Informationen, die im System der Auftragsabwicklung angelegt werden. Die restlichen Informationen sind in den Stammdaten bereits hinterlegt.
Für die Zuordnung von Lieferungen und Rechnungen verlangen einige Kunden ihre Bestellnummer, die Bestellpositionsreferenz oder gar ihre eigene Artikelnummer auf den elektronischen Meldungen wie Lieferanzeige und Rechnung. In diesen Fällen werden auch diese Informationen ins Auftragsabwicklungssystem übernommen. Die Steuerung, welche Datenfelder benötigt werden, erfolgt aufgrund von kundenspezifischen Zuordnungstabellen (Mapping-Tabelle), die der eindeutigen Kundenreferenznummer (GLN – Global Location Number) zugeordnet sind.
Rechnungsstellung
Aufgrund des Produktlebenszyklus und wegen der Kosten für das Lösen von EAN-Nummern kann vorkommen, dass eine solche Nummer innerhalb von zehn Jahren mehrmals vergeben wird. Damit bei einer Steuerprüfung jederzeit eindeutig ausgewiesen werden kann, welches Produkt geliefert und in Rechnung gestellt wurde, musste deshalb aus steuerrechtlicher Sicht neben dieser EAN-Identifikationsnummer auch Artikelbeschrieb und Farbbezeichnung mit in die elektronische Rechnung aufgenommen werden. Für die operative Abwicklung von Bestellungen ist dies, wie erwähnt, nicht nötig.
Obwohl grundsätzlich vereinbart ist, dass pro Bestellung eine Lieferung und eine Rechnung ausgelöst werden, ist Calida darauf eingestellt auch Teillieferungen durchzuführen oder mehrere Aufträge zu einer Lieferung sowie verschiedene Lieferungen zu einer Rechnung zusammenzufassen.
Archivierung
Alle erstellten Papier- und E-Rechnungen werden bei der Fakturierung vom System als PDF-Datei gespeichert und elektronisch aufbewahrt. Die vom EISP erstellten elektronischen Rechnungen werden bei diesem in einem Online-Archiv aufbewahrt. Bei Abklärungen wird in erster Linie auf die PDF-Dateien zurückgegriffen, erst subsidiär und im Falle einer Steuerprüfung kommt das Online-Archiv des EISP zur Anwendung, da dort die steuerrechtlich relevanten Originalbelege aufbewahrt sind.
Anwendungssicht
Calida hat SAP als ERP-System im Einsatz und unterstützt damit die Prozesse der Produktionsplanung, Logistik, Auftragsabwicklung (SD-Modul) und Finanzen (FI/CO-Modul). Die Rechnungsstellung erfolgt im SD-Modul, die Buchung sowie die Überwachung der offenen Rechnungen erfolgt im FI-Modul. Für die Kommunikation im elektronischen Datenaustausch mit Geschäftspartnern setzt Calida den EDICOM-Konverter ein. Im Falle der Rechnungsstellung unterstützt dieser die Übermittlung der Rechnungsdaten im SAP IDoc-Format an den EISP. Dieser konvertiert auf seiner Plattform die Rechnungsdaten in das gewünschte Kundenformat, im Detailhandel meist EANCOM, und leitet die digital signierten Rechnungen den jeweiligen Kunden weiter. Die Archivierung der elektronischen Rechnungen erfolgt in einem von B2Bnet betriebenen Archiv. Calida kann mittels Browser online darauf zugreifen und die digitale Signatur für einzelne Rechnungen prüfen.
Abb. 2: Anwendungssicht für die elektronische Rechnungsstellung bei Calida
4. Projektablauf und Betrieb
Investitionsentscheidung
Calida konnte schon auf etliche Jahre Erfahrung im elektronischen Datenaustausch zurückblicken. Als im Jahr 2007 der erste Kunde mit der Anforderung zur Implementierung von E-Invoicing auf Calida zukam, trat man mit dem bestehenden EDI-Dienstleister Compudata in Verbindung, der schon über reiche E-Invoicing-Erfahrung verfügte. Dieser veranschlagte die Kosten für die Anpassung der Schnittstelle und die Einrichtung des Archivs auf CHF 5‘000, worauf die Verkaufsleitung und die IT von Calida beschlossen, dem Wunsch des Kunden nachzukommen.
Projektmanagement und Changemanagement
Nach diesem Entscheid übernahm der Bereich IT-Applikationen, die Projektkoordination. Auf Kundenseite war eine Ansprechperson, die die Einhaltung der Anforderungen sicherstellte und für die Abstimmung der Tests zuständig war. Die Schnittstelle auf Seite von Calida für die Übermittlung der elektronischen Rechnungsdaten an den EISP B2Bnet wurde durch diesen selbst eingerichtet. Intern hatte die Umstellung keine grösseren Konsequenzen, weshalb die betroffenen Personen in der Fakturierung und in der IT das neue Verfahren von Beginn weg mittrugen.
Entstehung und Roll-out der Lösung
Der Kunde verfügte über einen klaren schriftlichen Anforderungskatalog, der die Lösung im Detail beschrieb. Zudem hatte der EISP schon Erfahrungen in der Anbindung anderer Lieferanten an diesen Kunden. So konnte einerseits der interne Aufwand gering gehalten werden, andererseits trugen die vorhandenen EDI-Kompetenzen der Beteiligten und die bestehenden elektronischen B2B-Prozesse dazu bei, dass die E Invoicing-Lösung mit dem ersten Kunden drei Monate nach dem Kick-off operativ geschaltet werden konnte. Insgesamt waren mit dem EISP und dem Kunden drei Testrunden bis zur Inbetriebnahme nötig. Das Zusammenspiel von Rechnungsstellung und Online-Archiv wurde dokumentiert, damit die diesbezüglichen steuerrechtlichen Anforderungen erfüllt sind.
In der Folge wurden zwei weitere grössere Warenhausketten in die Lösung eingebunden. Der weitere Roll-out gestaltet sich zäh und ist abhängig vom Interesse und der Bereitschaft der Kunden, auf den vollständig elektronischen Rechnungsaustausch umzustellen. Calida hält sich diesbezüglich für Kunden bereit. Die Verkaufsleitung entscheidet im Einzelfall, ob sich eine Umstellung auf die elektronischen Prozesse lohnt. Für die Anbindung weiterer Kunden rechnet Calida mit Anpassungskosten von je maximal CHF 1‘000. Offen ist man auch für den elektronischen Rechnungsaustauch mit Kunden in Deutschland und will erste Lösungen implementieren, wenn konkrete Kundenbedürfnisse vorliegen und dafür einfache, refinanzierbare wie auch verlässliche Lösungen bereitstehen.
Betrieb der Lösung
Die elektronische Rechnungsstellung wird bei Calida technisch durch den Bereich IT-Applikationen betreut. Die Lösung läuft reibungslos und braucht deshalb sehr selten Support.
Wirtschaftlichkeit der Lösung
Nachfolgend werden die Kosten und der Nutzen der elektronischen Rechnungsstellung basierend auf den beschriebenen Gegebenheiten schematisch aufgeführt, erläutert und schliesslich die Wirtschaftlichkeit der Lösung bewertet.
Calida konnte die E-Invoicing-Lösung auf bestehenden elektronischen B2B-Prozessen mit den Kunden aufbauen. Deshalb fielen die Initialkosten vergleichsweise gering aus. Die externen Kosten für das Einrichten der Schnittstelle und des elektronischen Archivs beliefen sich auf CHF 5‘000. Dazu kamen noch acht Personentage interner Aufwand für Tätigkeiten wie Konzeption, Definition, Abstimmung, Tests, Dokumentation und Information, der jedoch bei Projekten dieser Grössenordnung nicht einkalkuliert und zugeordnet wird.
Tabelle 1: Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung mit drei Kunden
Der laufende Betrieb verursacht lediglich zugerechnete Kosten für die an den Service Provider B2Bnet zu entrichtenden Gebühren von CHF 0.50 pro elektronische Rechnung. Weil der nötige interne technische Support sehr gering ist, wird er im Rahmen der ordentlichen operativen IT-Leistungen erbracht und nicht verrechnet.
Die für die Wirtschaftlichkeitsberechnung wesentlichen Einsparungen resultieren bei Calida hauptsächlich aus den eingesparten Porto- (CHF 0.80 Rappen pro Rechnung) und Materialkosten für Druck, Papier und Umschläge. Das Unternehmen rechnet hier mit CHF 0.70 Rappen pro Rechnung, weil es als Markenanbieter auch für die Rechnung speziell bedruckte Briefschaften verwendet, eine durchschnittliche Rechnung drei Seiten umfasst und weil ein Teil der Unterhaltskosten für die Druckinfrastruktur mengenabhängig sind. In den Prozessen ergeben sich bei Calida gegenüber dem bisherigen EDI-Prozess keine nennenswerten Einsparungen. Wegen der elektronischen Rechnung entfallender Raumbedarf für die Archivierung führt bei Calida zu keiner Reduktion der Raumkosten. Auch auf den Zahlungseingang wirkt sich E-Invoicing nicht unmittelbar aus. Es kann aber durchaus sein, dass die Verkaufsorganisation im Rahmen eines E Invoicing-Projektes die Zahlungsziele mit den Kunden neu verhandelt.
Die Gegenüberstellung der Kosten und der Einsparungen zeigt beim beschriebenen Volumen von 36‘000 elektronischen Rechnungen einen Nutzenüberschuss von etwa CHF 36‘000 pro Jahr. Die Initialkosten des E Invoicing-Projekts konnten aufgrund des hohen Rechnungsaufkommens mit dem ersten Kunden schon innerhalb eines Jahres (Payback-Periode) eingespielt werden, auch wenn dies kein vordergründiges Ziel des Projektes war.
Qualitativer Nutzen und Zielerreichung der Lösung
Die zentralen Zielsetzungen wurden erreicht. Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht Calida ein Transaktionswachstum zu bewältigen, ohne dass in der Administration neue Personalkapazitäten benötigt werden und ohne dass deshalb die Druckinfrastruktur ausgebaut werden müsste. Einen weiteren wichtigen Vorteil sieht Calida auch darin, dass die Unterstützung elektronischer Kundenprozesse auch zur Einlösung des Qualitätsversprechens als innovativer Markenanbieter beiträgt. Im Branchenvergleich ist Calida damit gut aufgestellt.
Standards wie sie von der GS1 gemeinsam mit Herstellern und dem Detailhandel in der Schweiz speziell für die nationalen Bedürfnisse definiert und etabliert werden, tragen dazu bei, dass Integrationsprojekte im B2B effizienter umgesetzt werden können, weil sie ein gemeinsames Prozessverständnis unter den Beteiligten schaffen.
Interne Kompetenz im elektronischen Datenaustausch hilft im Weiteren, E-Invoicing-Projekte besser einzuschätzen und die eigenen Anliegen an Prozesse und Lösung einzubringen. Werden die vorgelagerten Prozesse schon elektronisch unterstützt, so wirkt sich dies positiv auf die Umsetzung von E-Invoicing aus. Calida tauscht mit den Warenhäusern die Produktdaten aus, empfängt die Bestellungen aufgrund dieser Daten, worauf schliesslich die Lieferanzeige und Rechnung generiert werden. Dank dieser Datenkonsistenz können auf Kundenseite bis auf ganz wenige Ausnahmen alle Rechnungen automatisiert verarbeitet werden, was auch die Rückfragen bei Calida stark verringert.
Die langjährige Erfahrung des E-Invoicing Service Providers sowie dessen Vernetzung und Akzeptanz bei den Geschäftspartnern sind wesentliche Faktoren für erfolgreiches E-Invoicing. Im Fall von Calida kam begünstigend dazu, dass der EISP schon vor Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung als der EDI-Partner des Unternehmens fungierte und somit mit den Schnittstellen vertraut war.
Lessons Learned
Verfügen Rechnungsempfänger, die E-Invoicing fördern wollen, über eine klare, verständliche Dokumentation, können kompetente Rechnungssteller mit EDI-Erfahrung auf dieser Basis die Vorbereitungen weitgehend selbständig treffen und dadurch den Implementierungsprozess verkürzen.
Im EDI liegt der Hauptnutzen beim Empfänger der Meldung. Deshalb versucht Calida, wenn immer möglich, von den Kunden auch die Bestellungen in elektronischer Form zu erhalten, damit diese nicht manuell in der Auftragsabwicklungsabteilung erfasst werden müssen.
Es ist ratsam, nicht alle Ausnahmeprozesse im Rechnungsaustausch von Beginn weg elektronisch zu implementieren, weil hier die Prozessvorstellungen stark variieren können und sich dadurch die Einführungsdauer bedeutend verlängert. Handelt es sich um operativ tragbare Grössenordnungen, ist zu empfehlen, Stornos und Gutschriften in einem ersten Schritt weiterhin auf traditionellem Weg abzuwickeln.