Hintergrund, Branche, Produkt und Zielgruppe
Die 1925 gegründete Migros hat sich vom "fahrenden Händler" zu einer Gemeinschaft von zehn regionalen Genossenschaften entwickelt. Diese sind im Migros-Genossenschafts-Bund (MGB) zusammengeschlossen Die Migros zählt rund zwei Millionen Mitglieder und geniesst dadurch als führende Schweizer Detailhändlerin eine gute Verankerung in der Bevölkerung.

Der MGB bildet gemeinsam mit den zehn Migros-Genossenschaften, den sechzehn eigenen Industriebetrieben sowie den weiteren zugehörigen oder nahestehenden Organisationen und Stiftungen die Migros-Gruppe. Diese beschäftigt in über 600 eigenen Verkaufsstellen, in eigenen Industrie- und Dienstleistungsunternehmen, in Verteilbetrieben und in der Verwaltung über 80'000 Mitarbeitende. Der Gruppenumsatz belief sich im 2010 auf über 25 Milliarden CHF.

Um einen effizienten Nachschub in die Filialen zu gewährleisten, betreibt der MGB in der Schweiz zwei nationale Verteilzentren. Diese liefern in die Betriebszentralen der zehn regionalen Genossenschaften oder gleich direkt in die Filialen. Die Nachschubprozesse wurden in vielen Jahren unter Einbezug der Lieferanten optimiert und sind heute im Detail gestaltet. Dazu gehört auch die Definition der Daten und Datenaustauschprozesse, die für die Steuerung der zahlreichen Beteiligten erforderlich sind.

Stellenwert von Informatik und E-Business
Aufgrund der grossen Warenmengen, den zahlreichen Beteiligten am Logistikprozess und den vielen Verkaufsstellen im Detailhandel kommen dem Informationsaustausch und der Koordination eine wettbewerbskritische Bedeutung zu. Deshalb führte Migros schon in den frühen 80er Jahren den elektronischen Datenaustausch (EDI) in der eigenen Organisation ein. In den 90er Jahren folgte die elektronische Einbindung der Lieferanten. Im Jahr 2003 wurde das Konzept der zentralen Warenwirtschaft (ZWW) umgesetzt, das genossenschaftsübergreifend auf möglichst homogenen Prozessen basiert. Waren-, Informations- und Finanzfluss wurden optimiert, Prozesse wurden so weit als möglich durchgängig und ohne Medienbrüche gestaltet. Die erforderlichen Kompetenzen und Infrastrukturen wurden zentral in den MGB Departementen „Logistik und Informatik“ und „Marketing“ aufgebaut. Es sind dies:

• Supplier Systems für Beratung, Projektleitung und Betriebssupport
• Migros EDIFACT Clearing Center (ECC) für den Datenaustausch
• Migros Lieferanten Standardsoftware (MLSonline)
• Migros Plattform Elektronischer Rechnungsaustausch und Archivierung (MERA)

Vorstellung der Beteiligten
Migros Genossenschaftsbund – MGB
Der MGB erbringt zentrale Dienstleistungen für die Migros-Gruppe. Er tritt gegenüber Food-, Near-Food- und Non-Food-Lieferanten als Kunde und zentraler Rechnungsempfänger für die Migros-Gruppe auf. Die gelieferten Waren werden den zehn Regionalgenossenschaften weiterverrechnet.

Lieferanten der Migros
Der MBG betreut rund 2'000 Food-, Near-Food- und Non-Food-Lieferanten. Die Beziehungen zu den vielen lokalen Lieferanten von Frischeprodukten werden von den zehn Regionalgenossenschaften gepflegt. Insgesamt sind etwa 600 strategische Lieferanten im In- und Ausland aufgrund der hohen Transaktionszahlen elektronisch in die Prozesse der Migros eingebunden.

Mit den Lieferanten wird je nach Sortiment einer der folgenden Nachschubprozesse festgelegt. Die Prozentzahlen zeigen, wie sich die elektronisch integrierten Lieferanten auf diese verschiedenen Prozesse aufteilen:

• Stockkeeping (Lagerbewirtschaftung durch Migros) 5 %
• Stockkeeping VMI (Bewirtschaftung des Zentrallagers durch Lieferant) 60 %
• Crossdocking (filialkommissionierte Lieferung an Verteilzentrale) 5 %
• Direct-to-Store (Direktlieferung an Filiale) 15 %
• Direct-to-Store VMI (Bewirtschaftung des Filiallagers durch Lieferant) 10 %
• Direct-to-Store Rackjobbing (Bewirtschaftung Gestelle durch Lieferant) 5 %

Auch alle Migros-eigenen Industriebetriebe sind elektronisch eingebunden.

SSP-Informatik AG
Die Migros-Tochter SSP-Informatik AG betreibt MERA, die Plattform für elektronischen Rechnungsaustausch und Archivierung. Diese erfüllt die Anforderungen der Eidgenössischen Steuerverwaltung, die für die Delegation der Rechnungsstellung an Dritte gestellt werden. Die SSP AG signiert und archiviert sowohl den Konzern-internen Rechnungsverkehr, wie auch für Lieferanten, die MLSonline einsetzen, in ihrem Auftrag die elektronischen Rechnungen.

Geschäftssicht und Ziele
Mit ausgewählten strategischen Lieferanten bestehen Rahmenverträge, die neben den Nachschubprozessen auch den elektronischen Datenaustausch (EDI) regeln. Je nach Produktgruppe und Nachschubprozess liefern die Lieferanten an ein Verteilzentrum, an die regionale Betriebszentrale oder direkt in die Filiale. Die Rechnungsstellung erfolgt pro Lieferung zentral an den MGB. Dieser wiederum verrechnet die Lieferungen den entsprechenden Genossenschaften weiter. Lieferungen von Frischeprodukten werden direkt den Genossenschaften in Rechnung gestellt.

Die vorgestellte E-Invoicing-Lösung wurde 2006 eingeführt mit dem Ziel, ab dem 1. Januar 2007 von Schweizer Lieferanten mit hohem Transaktionsaufkommen ausschliesslich steuerrechtlich konforme elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Mit der vollständig elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung verfolgt Migros folgende Ziele:

• Rechnungen für 80 % des Beschaffungsvolumens automatisiert elektronisch verarbeiten und archivieren
• Sicherstellung der Vorsteuerabzugsfähigkeit durch steuerkonforme elektronische Rechnungen und ebensolche Verfahren zur Gewährleistung der Lesbarkeit sowie des Nachweises der Unverändertheit und des Ursprungs
• Operative Effizienz durch einen hohen Automatisierungsgrad und wenig manuelle Tätigkeiten
• Erhöhung der Transparenz in den Prozessen
• Durchsetzung von Standards für die zentralen Warenwirtschaftsprozesse von der Bestellung bis zur Zahlung

Je nach Integrationslösung, die ein Lieferant für den elektronischen Datenaustausch wählt, unterscheidet Migros zwischen EDIFACT-Lieferanten und MLSonline-Lieferanten (vgl. Abb. 1).


Abb. 1: Rollen und Prozesse im Rechnungsaustausch zwischen Lieferanten und Migros

EDIFACT-Lieferanten
Etwa 300 der Lieferanten, die rund 50 % des gesamten wertmässigen Beschaffungsvolumens ausmachen, sind EDIFACT-Lieferanten. Sie tauschen mit Migros Geschäftsdokumente wie Bestellung, Lieferanzeige und Rechnungen im strukturierten Standardformat EANCOM aus. Während die Lieferanten Bestellungen und Lieferanzeigen oft direkt mit Migros austauschen, ist dies für die Rechnung nur vereinzelt der Fall. Dies, weil die elektronische Rechnung, damit sie von den Steuerbehörden als Beleg akzeptiert wird, elektronisch signiert werden muss, und nur wenige Lieferanten die dazu nötige Infrastruktur selbst betreiben. Die meisten EDIFACT-Lieferanten wählen einen E-Invoicing Service Provider (EISP), der die Rechnungsdaten im EANCOM-Format in ihrem Auftrag steuerrechtlich konform elektronisch signiert und an Migros weiterleitet. Einige Lieferanten setzen ohnehin einen Dienstleister (Biller Service Provider BSP) für die Konversion der Daten in das EANCOM-Format und für den Datenaustausch mit Migros ein. Wenn dieser selbst keine Signaturdienste anbietet, wählt er einen EISP als Lösungspartner. Dieser signiert die EDI-Meldung im Auftrag des Lieferanten und leitet die elektronische Rechnung an Migros weiter. EISP stellen den Lieferanten die signierten Rechnungen für die Archivierung zur Verfügung und bieten einen Onlinedienst für die Signaturprüfung.

Für diese Dienste zahlen die Lieferanten den Service Providern in der Regel eine einmalige Aufschaltgebühr und transaktionsabhängige Nutzungsgebühren. Migros verfolgt den Grundsatz der Providerneutralität, schreibt Lieferanten also nicht vor, welche Service Provider zu nutzen sind. Deshalb unterhält das Unternehmen zu allen in der Schweiz relevanten EISP eine Verbindung. Migros weist Lieferanten allerdings darauf hin, welche Dienstleister bereits mit Migros-Prozessen vertraut sind.

MLSonline-Lieferanten
Weitere rund 300 Lieferanten, die etwa 30 % des gesamten wertmässigen Beschaffungsvolumens ausmachen, nutzen die von Migros bereitgestellte Lösung MLSonline (Migros Lieferanten System online). Dafür bezahlen sie eine einmalige Aufschaltgebühr und eine umsatzabhängige Gebühr für die Nutzung der Lösung. Mit MLSonline können Lieferanten Bestellungen empfangen, Logistikdokumente ausdrucken, je nach vereinbartem Prozess auch Plandaten einsehen, und schliesslich elektronisch fakturieren. Die elektronische Rechnungsstellung wird an die Migros Tochtergesellschaft SSP-Informatik AG übertragen, wozu eine Delegationserklärung ausgestellt wird. SSP-Informatik signiert und archiviert die elektronische Rechnung für den Lieferanten auf der MERA-Plattform (Migros Elektronische Rechnungsaustausch und Archivierung). Darauf kann er die elektronischen Rechnungen während der ganzen Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren einsehen und auch eine Onlineprüfung der Signatur der Rechnung vornehmen.

Prozesssicht
Die Erzeugung elektronischer Rechnungen für MLSonline-Lieferanten und die Abläufe der Signaturprüfung, der Rechnungskontrolle und der Archivierung werden nachfolgend genauer vorgestellt.

Erstellung von elektronischen Rechnungen
Lieferanten, die MLSonline einsetzen, übermitteln die Rechnungsdaten an Migros. Stimmt die Struktur der Meldung, wird sie in das EANCOM-Format umgewandelt und im Auftrag des Lieferanten durch SSP-Informatik mit einer nach Schweizer Steuerrecht konformen elektronischen Signatur versehen. Dadurch entsteht die elektronische Rechnung. Diese kann Migros-intern im gleichen Prozess wie die Rechnungen von EDIFACT-Lieferanten weiterverarbeitet werden.

Signaturprüfung und Archivierung
Beim Rechnungseingang prüft Migros konsequent die Signatur jeder elektronischen Rechnung auf Integrität (Unverändertheit des Inhalts), Authentizität (korrekte Herkunft) und Signaturberechtigung. Das Ergebnis der Prüfung wird protokolliert und zusammen mit der elektronischen Rechnung archiviert. EDIFACT-Lieferanten müssen Migros die für die Signaturprüfung nötigen Zertifikatsinformationen sowie beim Einsatz eines EISP eine Kopie der Delegationserklärung zur Verfügung stellen.

Versagt die Signaturprüfung, wird die Rechnung aus der automatisierten Verarbeitung ausgesondert. Lieferanten müssen solche Rechnungen korrigieren und erneut zustellen, die Aufforderung dazu erfolgt offline.

Nachträgliche manuelle Signaturprüfungen elektronischer Rechnungen lassen sich auf den Onlineportalen der jeweiligen Lieferanten oder deren EISP und für MLSonline-Lieferanten auf der Migros-eigenen MERA-Plattform vornehmen.

Rechnungskontrolle
Nach der Signaturprüfung wird die EANCOM-Meldung in das interne SAP-Format IDoc konvertiert. Gleichzeitig wird noch ein PDF der Rechnungsinhalte als Lesekopie erzeugt.

Weil es vorkommen kann, dass eine elektronische Rechnung im Prüfprozess eintrifft, bevor der Wareneingang verbucht ist, kommen Rechnungen in eine Warteschlaufe, bis eine entsprechende Wareneingangsbuchung zur Bestellung vorhanden ist. Ist der Wareneingang verbucht, erfolgt eine mengenbezogene Rechnungsprüfung im SAP-Waren¬wirtschaftsmodul MM durch Vergleich des Werts der effektiven Lieferung mit dem Rechnungstotal. Abweichungen aufgrund von Unter- oder Überlieferungen werden so erkannt. Um wegen minimaler Betragsabweichungen keine teuren Nachforschungsprozesse anzustossen, ist bei der Rechnungsprüfung ein Toleranzwert hinterlegt. Diese minimalen Abweichungen werden bei Migros unmittelbar automatisiert verbucht. Darüber hinaus gibt es weitere Massnahmen, mit denen automatisierte Prozesse erleichtert werden. Einer davon ist, Lieferungen Netto-Netto zu fakturieren. Dabei sind Bezugskosten sowie Zu- oder Abschläge bereits in den Produktpreisen berücksichtigt.

Für Abweichungen ausserhalb der Toleranz wurden ebenfalls Prozesse ohne elektronische Meldungen definiert. Ist der Rechnungsbetrag höher als der Wareneingangsbetrag, erfolgt durch Migros eine Rechnungskürzung. Der MGB stellt dem Lieferanten eine schriftliche Belastungsanzeige in Papierform zu und zahlt lediglich den Wert des effektiven Wareneingangs. Liegt der Rechnungsbetrag unter dem Wareneingangswert, so hat der Lieferant eine entsprechende Nachbelastung mit den erforderlichen Zuordnungsinformationen auf Papier zuzustellen.

Derartige Papierbelege werden ebenso wie die verbliebenen Papierrechnungen eingescannt und gleich handelsrechtlich-konform elektronisch archiviert. Die für die weitere Bearbeitung benötigten Daten werden manuell erfasst und mit dem archivierten Rechnungsbeleg logisch verknüpft. Alle weiteren Arbeitsschritte erfolgen unabhängig von der Art des Ursprungsdokuments.

Der Rechnungsbeleg wird im SAP Finanzmodul FI erst angelegt, wenn die Rechnungsprüfung erfolgreich von statten ging.

Grundsätzlich werden keine Retourenprozesse elektronisch abgebildet, weil sich Migros konsequent am angestrebten Vorwärtsprozess orientiert. Einzige Ausnahme bilden die Rücklieferungen aus den Nachschubprozessen Direct-to-Store VMI und Direct-to-Store Rackjobbing, für die die Lieferanten elektronische Gutschriften zu übermitteln haben.

Anwendungssicht
Migros tauscht mit seinen EDIFACT-Lieferanten die Meldungen im Format EANCOM D.01B aus. Es handelt sich dabei um Bestellungen, in vielen Nachschubprozessen auch um die Lieferanzeige und schliesslich um die elektronische Rechnung bzw. Gutschrift. Das Format basiert auf den von der Standardisierungsorganisation GS1 Schweiz definierten Ideal-Messages. Die Inhalte bilden eine für den Schweizer Detailhandel definierte Untermenge des EANCOM-Standards und dieser wiederum ist ein Subset des umfassenden UN/EDIFACT-Standards. Für die Rechnung wurden gemeinsam mit der GS1 Schweiz Elemente definiert, die die Einbettung der digitalen Signatur ermöglichen. Damit entsprechen die steuerrechtlich relevanten Meldungen den gesetzlichen Anforderungen. In der Zusammenarbeit mit Migros sind somit die digital signierten EANCOM D.01B INVOIC-Meldungen die Originalrechnungen, die es sowohl vom Rechnungssteller als auch von Migros aufzubewahren gilt. Die elektronischen Rechnungen werden von den Lieferanten oder von den von ihnen beauftragten E-Invoicing Service Providern an das EDIFACT Clearing Center (ECC) der Migros übermittelt. Dort erfolgt eine Prüfung der Meldungsstruktur. Anschliessend werden sie vom ECC an die MERA-Plattform übergeben, wo sie inhaltlich auf MWST-Konformität geprüft werden.

Von den Lieferanten, die MLSonline einsetzen, empfängt Migros die Rechnungsdaten in einem proprietären XML-Format. Die Fakturierung wird vom Lieferanten im MLSonline-Client ausgelöst. Die Rechnungsdaten gelangen über den MLSonline-Server ins ECC der Migros und werden dort in EANCOM D.01B-INVOIC-Dokumente umgewandelt. Anschliessend werden sie an die MERA-Plattform weitergeleitet, wo sie im Auftrag des Lieferanten digital signiert werden. Die Signaturplattform basiert auf der Applikation SAP Biller Consolidator.


Abb. 2: Zusammenspiel der eingesetzten Applikationen

Im nächsten Verarbeitungsschritt erfolgt für sämtliche elektronisch signierten Rechnungen die Signaturprüfung auf der MERA-Plattform. Bei positivem Ergebnis werden die elektronischen Rechnungen samt digitaler Signatur und Signaturprüfprotokoll im IXOS-Archiv von OpenText archiviert. Stimmt das Prüfergebnis nicht, so wird dies dem ECC gemeldet. Dort wird die Meldung angezeigt und von einem Team organisatorisch behandelt.

Nach erfolgreicher Signaturprüfung wird die Konversion der EANCOM D.01B-INVOIC-Meldung ins SAP-eigene IDoc-Format vorgenommen. Dies erfolgt im Konverter SAP XI (SAP Exchange Infrastructure). Zudem wird für operative Zwecke noch eine Lesekopie der Rechnungsinhalte im PDF-Format generiert und in der SAP-Datenbank abgelegt. Auf Basis des IDoc-Belegs werden die Rechnungsinformationen im SAP Warenwirtschaftsmodul MM mit der zugehörigen Wareneingangsbuchung verglichen. Wenn diese übereinstimmen, wird die Rechnung im SAP Finanzmodul FI gebucht und zur Zahlung freigegeben. Dies geschieht unter Berücksichtigung der im Kreditorenstamm hinterlegten Zahlungsfrist. Zwischen der Buchung im SAP und dem archivierten Originalbeleg ist keine elektronische Verknüpfung hinterlegt. Die Suche eines einzelnen Belegs im Archiv erfolgt anhand der Rechnungsnummer.

MLSonline-Lieferanten können die archivierten Dokumente mittels eines Onlinezugriffs auf die MERA-Plattform einsehen und während der ganzen Aufbewahrungszeit einer Rechnung eine nachträgliche Signaturprüfung vornehmen. Die Migros kann nachträgliche Signaturprüfungen von einzelnen Rechnungen entweder auf der MERA-Plattform (für MLSonline-Lieferantenrechnungen) oder auf den Web-Portalen der jeweiligen EISP oder Lieferanten vornehmen.

Der Gruppen-interne elektronische Datenaustausch mit Organisationseinheiten, die kein SAP im Einsatz haben, erfolgt über die GD-Plattform (Gemeinsame Daten) in einem Migros-eigenen EDI-Format.

Investitionsentscheidung
Die Investitionsentscheidung für den Aufbau der Migros Plattform für elektronischen Rechnungsaustausch und Archivierung (MERA) erfolgte auf Antrag des Departementes Logistik und Informatik durch die Generaldirektion des MGB. Sie ist eine von vielen Massnahmen auf dem Weg zum vollständig elektronischen Purchase-to-Pay-Prozess.

Einbindungen von Lieferanten in die elektronischen Prozesse werden nicht als gesonderte Investitionsprojekte betrachtet, sondern als Massnahmen zur laufenden Optimierung der operativen Leistungsfähigkeit und der Lieferantenbeziehungen.

Projektmanagement und Changemanagement
Anbindungsprojekte mit Lieferanten werden durch die Abteilung Supplier Systems geleitet. Diese Fachabteilung im Departement Marketing ist das Competence-Center der Migros für elektronischen Datenaustausch und unterstützt die Unternehmen der Migros bei der Definition und Umsetzung moderner Geschäftsprozesse mit ihren Partnern. Die Projekte werden in der Regel vom Einkauf angestossen. Der stellt dazu einen formellen Antrag an das aus neun Fachpersonen bestehende EDI-Team der Abteilung Supplier Systems. Auf Basis vorhandener Unterlagen und einer Informationssitzung mit dem Lieferanten wird entschieden, ob eine Anbindung realisiert werden soll und ob dies direkt mittels EDIFACT oder MLSonline geschehen soll.

Lieferanten mit MLSonline sind in der Regel einen Monat nach dem Erstkontakt produktiv aufgeschaltet. Die volle Integration von Lieferanten dauert zwischen drei und sechs Monaten. Dies ist abhängig von der infrastrukturellen, fachlichen und mentalen Bereitschaft der Lieferanten sowie von den eingesetzten Service Providern.

Weil die Lösungen auf GS1-Standards basieren, existiert eine ausführliche Beschreibung der Prozess- und Formatstandards. Ergänzend hat Migros Zusatzdokumentationen für Testverfahren und Umstellung ausgearbeitet, die den Lieferanten bei der Realisierung der vereinbarten Lösung helfen.

Partnerwahl
Wegen der grossen Bedeutung von EDI für Migros in Bezug auf Effizienz und Differenzierung, wegen des hohen Anspruchs an System- und Prozessintegration und wegen der Komplexität, die sich aus den verschiedenartigen Beziehungen in der Migros-Gruppe und mit den Geschäftspartnern ergeben, setzt die Migros auf selbst betriebene Lösungen. Um deren Wettbewerbsfähigkeit zu überprüfen wird immer wieder ein Vergleich mit externen Anbietern vorgenommen. Dies geschah auch im Vorfeld der Entwicklung der MERA-Plattform. Dabei stellte sich heraus, dass es für Migros aufgrund des hohen Transaktionsvolumens und der Komplexität der Beziehungen deutlich kostengünstiger ist, eine eigene Signaturprüfungs- und Archivierungsplattform zu betreiben.

Evaluation, Entstehung und Roll-out der Lösung
Die MERA-Plattform wird nicht nur für Schweizer Lieferanten in der Supply Chain der Migros genutzt, sondern für die Integration sämtlicher elektronischer Rechnungsabwicklungsprozesse. So werden auch die Rechnungen zwischen dem MGB und den Genossenschaften und den Migros-eigenen Industrie- und Dienstleistungsunternehmen über MERA abgewickelt. Weitere Ausbauschritte sind die stärkere Integration von Lieferanten von Betriebsmitteln und Dienstleistungen sowie die Unterstützung des internationalen Rechnungsaustauschs.

Laufender Unterhalt
Die fachliche Verantwortung für die Verbreitung und Weiterentwicklung des elektronischen Datenaustausch liegt beim der Abteilung Supplier Systems – neben den bereits erwähnten Fachberatungen und Projektleitungen. Zudem stellt sie einen speziellen EDI-Bereitschaftsdienst, damit auftretende Probleme schnell gelöst werden können. Die MERA-Plattform wird von einem Team der Migros-Tochter SSP-Informatik AG betreut. Dieses setzt sich auch detailliert mit gesetzlichen Fragestellungen des Rechnungsaustauschs und der Archivierung auseinander. Der technische Unterhalt der MERA-Plattform und des EDI Clearing Centers (ECC) wird durch die Migros IT-Services erbracht.

Nutzerakzeptanz
Migros setzt bewusst nicht nur auf die elektronische Integration des Rechnungsaustauschs, sondern fordert die Unterstützung des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses mit den Lieferanten. Dies erfordert eine gute Abstimmung der Daten und Prozesse, führt aber für beide Parteien zu effizienteren Prozessen: beim Lieferanten in der Auftragsabwicklung, bei Migros im Wareneingang und bei der Rechnungsverarbeitung. Die Kosten-Nutzen-Diskussion wird mit den Lieferanten offen geführt, damit für den gemeinsamen Gesamtprozess ein Optimum gefunden wird.

Im Detailhandel ist EDI in der Zwischenzeit auch für Lieferanten ein wesentlicher Faktor für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit. Selbst kleine Lieferanten verfügen heute über die erforderliche Infrastruktur und sind bereit, ihre Systeme mit den Kunden zu integrieren. Begünstigend hat sich ausgewirkt, dass gemeinsam mit GS1 schlanke und auf den Schweizer Detailhandel ausgerichtete Meldungen, sog. Ideal Messages, für die wichtigsten Geschäftsdokumente wie Bestellung, Lieferanzeige oder Rechnung definiert wurden. Weil für die Akzeptanz und Verbreitung der elektronischen Rechnung neutralen Informationsanbietern wie die GS1 oder dem swissDIGIN-Forum eine wichtige Rolle zukommt, engagiert sich Migros in solchen Organisationen.

Da die Rechnung als einziges elektronisches Geschäftsdokument eine digitalen Signatur erfordert, wird diese und vor allem die damit zusammenhängenden Provider-Gebühren von Lieferanten oft als behindernder Faktor ins Feld geführt. Eine hohe Bedeutung haben deren Kosten vor allem bei Cross-Docking- und Direct-to-Store-Lieferanten, die aufgrund der Filialkommissionierung und der entsprechenden Rechnungsstellung pro Filiallieferung ein sehr hohes Rechnungsaufkommen haben. Die Situation akzentuiert sich weiter, wenn es sich zudem um Produkte mit einem geringen Warenwert handelt. Hier unterstützt Migros die Lieferanten bei der Sensibilisierung der Service Provider für diese Problematik. Damit der Wettbewerb zwischen den Providern spielen kann, verzichtet Migros im Unterschied zu anderen grossen Rechnungsempfängern bewusst auf die Vorgabe eines EISP. So soll sich jeder Lieferant den für seine Situation passendsten Lösungsanbieter auswählen können. Von Seite der Migros sind die Anforderungen für alle Lieferanten gleich, sie verfügen somit im Wettbewerb über "gleich lange Spiesse".

Die Migros-Lösung MLSonline stösst bei Lieferanten auf breite Akzeptanz. Sie ermöglicht den geforderten Datenexport und ist für überschaubare Zusatzkosten auch in die Business Software des Lieferanten integrierbar. So kann die Integration schrittweise vertieft werden. Durch die Delegation der elektronischen Rechnungsstellung an die Migros-eigene SSP-Informatik erhält der Lieferant die Lösung aus einer Hand. Obwohl Migros mit SSP-Informatik praktisch als EISP fungiert, ist nicht beabsichtigt, ausserhalb von MLSonline- und Migros-internen Beziehungen als E Invoicing-Dienstleister am Markt aufzutreten.

Zielerreichung und bewirkte Veränderungen
Das Ziel, Ende 2007 elektronische Rechnungen für 80 % des wertmässigen Beschaffungsvolumens zu verarbeiten und zu archivieren wurde erreicht. Wesentliche Erfolgsfaktoren waren eine Projektplanung, die die IT-Situation der Lieferanten berücksichtigte und ein Umstellungsverfahren, das in Bezug auf Prozesse, Formate und Testing standardisiert war. Per Ende 2010 sind 600 Lieferanten in den elektronischen Purchase-to-Pay-Prozess eingebunden. Mit diesen wurden 2010 etwa 7 Millionen EDI-Meldungen ausgetauscht, wovon etwa 2 Millionen elektronische Rechnungen waren. Zählt man den internen Rechnungsaustausch innerhalb der Migros-Gruppe dazu, so werden auf der MERA-Plattform jährlich 16 Millionen Rechnungen verarbeitet und archiviert. An volumenstarken Tagen gegen Monatsende werden bis zu 300'000 Rechnungen verarbeitet. Damit kommt die Plattform an ihre Kapazitätsgrenzen, weshalb eine Erweiterung mit gleichzeitiger Verbesserung der Integration des Archivs mit den SAP Finanzapplikationen projektiert wurde.

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung führte zu beträchtlichen Einsparungen. So konnte unter anderem die Fehlerquote von 11 % bei Papierrechnungen auf 1.5 % bei elektronischen Rechnungen gesenkt werden. Ein wesentlicher Grund dafür ist, dass Stammdaten und Prozesse viel genauer aufeinander abgestimmt sind. Zudem wurde die Qualität der Prozesssteuerung und der steuerrechtlichen Compliance erhöht.

Die meisten Lieferanten sind heute für EDI-Projekte aufgeschlossen. Die Kompetenz für die Umsetzung solcher Projekte ist aber in vielen Fällen noch entwicklungsbedürftig.

Der wohl grundlegendste Faktor für die erfolgreiche Umsetzung von E Invoicing liegt in der seit Jahren konsequent verfolgten EDI-Strategie zur Erlangung einer hohen operativen Effizienz in der Supply Chain. Über die Jahre baute Migros ein kompetentes EDI-Team auf, das auch einen regelmässigen Austausch mit Standardisierungsgremien, Behörden und Geschäftspartnern pflegt. So wurde Migros ein wesentlicher Treiber auch für die Wissensentwicklung im E-Invoicing in der Schweiz.

Dank der Zentralisierung, Standardisierung und universellen Verwendbarkeit der E Invoicing-Lösung für Prozesse mit externen Geschäftspartnern und innerhalb der Migros-Gruppe erreicht die Lösung ein hohes Transaktionsaufkommen und damit einen ebensolchen Return on Investment.

Spezialitäten der Lösung
Einzigartig an der E-Invoicing-Lösung von Migros ist, dass Lieferanten verschiedene Integrationsmöglichkeiten erhalten. Sie können die elektronische Rechnung selbst erstellen und übermitteln oder über einen von ihnen gewählten EISP. Die Migros bindet sich, wo immer sinnvoll, an den jeweiligen EISP an. Für Lieferanten, die keine Systemintegration wollen, bietet Migros mit MLSonline und dem Signaturdienst von SSP-Informatik eine niederschwellige Lösung zu fairen Konditionen.

Mit der MERA-Plattform verfügt Migros über eine zentrale, selbst betriebene Lösung zur Verarbeitung und Archivierung sowohl von Lieferantenrechnungen als auch von gruppeninternen Rechnungen.

Lessons Learned
Viele Lieferanten tauschen seit Jahren elektronische Meldungen wie Bestellung oder Lieferanzeige direkt mit Migros aus. Weil die elektronische Rechnung eine steuerrechtlich akzeptierte elektronische Signatur erfordert, setzen die Lieferanten, mit ganz wenigen Ausnahmen, auf einen spezialisierten E-Invoicing Service Provider. Der Aufwand für den Aufbau und Unterhalt der dazu nötigen Infrastruktur für die Erstellung und Prüfung von Signaturen wäre im Vergleich zu den Providerkosten zu hoch.

Die Umstellung einer Vielzahl von Lieferanten auf elektronische Prozesse in einer kurzen Zeitspanne führt zu einer komplexen Projektplanung, die unterschiedlichsten Einflüssen unterworfen ist. Es ist wichtig, die IT-Rahmenbedingungen der Partner zu kennen und zu berücksichtigen (z.B. ERP-System Wechsel, Ressourcenverfügbarkeit, Reorganisationen, internationale Abstimmungen in multinationalen Unternehmen).

Die logistischen Nachschubprozesse haben einen direkten Einfluss auf das Rechnungsvolumen. So führt die Umstellung von einer zentralen Lagerbewirtschaftung auf Cross-Docking mit filialkommissionierten Lieferungen zu einer Vervielfachung des Rechnungsvolumens. Dies wirkt sich unmittelbar auf die Höhe der Transaktionskosten aus. Das kann wiederum dazu führen, dass die Lieferanten "Ausweichstrategien" wie die Sammelrechnung suchen. Das ist aber nicht im Sinne effizienter EDI-Prozesse. Deshalb muss den Preismodellen der E Invoicing Service Provider bei der Evaluation besondere Beachtung geschenkt werden.

Der Kenntnisstand in Bezug auf eine mehrwertsteuerkonforme elektronische Fakturierung ist abhängig von der Unternehmensgrösse. Bei kleinen Lieferanten besteht oft noch grosser Aufklärungsbedarf.