Hintergrund, Branche, Produkt und Zielgruppe
Die Rigips AG wurde 1998 als Nachfolge der im Trockenbau tätigen traditionsreichen Gipsunion gegründet und wurde Teil der internationalen Gruppe BPB (British Plasterboard). Sie produziert und vertreibt heute in der Schweiz Vollgips-, Gipskarton- und Zementfaserplatten für den Verbau in Wänden, Decken und weiteren Anwendungen. Zudem beliefert Rigips seine Kunden auch mit den für die Erstellung der Trockenwände und Decken nötigen Zubehörprodukten und Geräten. Das Unternehmen unterhält auch eine grosse Logistikorganisation zur Bedienung von Baustellen und führt Kundenschulungen durch. Der Handel mit Gipsplatten sowie Zubehörprodukten ist im Schweizer Baugewerbe noch ein Nischenmarkt. In den Bereichen Gipskartonplatten, Zementfaserplatten sowie Profile trifft die Rigips nur auf einzelne Mitbewerber.
Mit der Übernahme des weltmarktführenden Herstellers von Gipskartonplatten BPB im Jahre 2005 wurde Rigips in den weltweit tätigen Konzern Compagnie de Saint-Gobain integriert. Dieser ist einer der 100 grössten und gleichzeitig einer der ältesten Industriekonzerne der Welt. Er vereinigt unter einem Dach über 1‘200 konsolidierte, meist mittelgrosse Gesellschaften aus mehr als 60 verschiedenen Ländern und beschäftigte im Jahre 2011 gegen 190‘000 Mitarbeitende. Der Jahresumsatz betrug rund 40 Milliarden Euro. Zu diesem Konzern gehört auch die Saint-Gobain Isover SA. Sie ist die erste Schweizer Herstellerin von Glaswolle für Gebäude und Industrie und ist Marktführerin für Glaswolldämmstoffe. Der Sitz, die Direktion und die Fabrikation des Unternehmens mit rund 180 Mitarbeitenden befinden sich in Lucens.
Rigips ist ein KMU mit rund 165 Mitarbeitenden, die an 9 verschiedenen Standorten in der Schweiz in Produktion (Steinbruch und Herstellung von Vollgipsplatten), Verkauf und Marketing, Vertriebslager sowie Finanzen und Administration tätig sind. Der Hauptsitz befindet sich in Mägenwil.
Kunden der Rigips sind Handwerksbetriebe, die als Gipser (Unternehmer) tätig sind und Baustoffhändler. Von diesen gehen jährlich bis zu 40‘000 Bestellungen ein; diese lösen ebenso viele Rechnungen aus, die in einem Jahresumsatz von rund CHF 85 Mio. resultieren.
2. Der Auslöser des Projekts
Der Auslöser für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bei Rigips AG und Saint-Gobain Isover SA waren konkrete Anfragen im Jahr 2009 und 2010 von Händlern, die ihren Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung automatisieren wollten. Als zukunfts- und kundenorientiertes Unternehmen entschied sich die Geschäftsleitung von Rigips diesen Anliegen zu entsprechen und dies ebenfalls für das Unternehmen Saint-Gobain Isover SA zu lösen, da dieses die IT-Infrastruktur mit Rigips teilt und eine ähnliche Vertriebsstruktur aufweist.
Vorstellung der Geschäftspartner
Innflow AG, Implementierungspartner
Die Innflow AG bietet Informatik- sowie Management-Beratung und entwickelt und vertreibt Software vor allem für betriebswirtschaftliche Anwendungen mit starkem Fokus auf SAP. Als Kernkompetenzen gelten die Optimierung interner und unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse.
PostFinance, E-Invoicing Service Provider (EISP)
PostFinance ist ein Unternehmen des Konzerns der Schweizerischen Post und betreibt unter anderem auch ein B2B-Netzwerk, das Prozesse zwischen Lieferanten und Beschaffungsorganisationen elektronisch unterstützt. Als EISP erstellt PostFinance steuerrechtlich konforme elektronische Rechnungen im Auftrag von Rechnungsstellern und leitet diese an die Empfänger oder an andere B2B-Netzwerke weiter. Rechnungsempfängern bietet das Unternehmen auch die Digitalisierung von Papierrechnungen an.
BauBedarf (BR Bauhandel AG und Barit Baubedarf AG), Rechnungsempfänger
Die BR Bauhandel AG und die Barit Baubedarf AG sind führende Unternehmen in der Schweiz in der Fabrikation und im Vertrieb von Baustoffen und verwandten Produkten. Sie sind Teil der international tätigen CRH-Gruppe mit Hauptsitz in Irland. Die BR Bauhandel AG besitzt 31 Baubedarf-Filialen in den Vertriebsregionen der Ost-, Zentral- und Nordwestschweiz. Die Barit Baubedarf AG vertreibt ihre Produkte über neun Filialen im Bündner- und Sarganserland. Beides sind juristisch eigenständige Unternehmen treten aber gemeinsam unter dem Markennamen "BauBedarf" am Markt auf. In dieser Fallstudie werden sie vereinfachend unter diesem vereinten Namen geführt.
3. Elektronische Rechnungsstellung im Bauhandel
Geschäftssicht und Ziele
Rigips beliefert in der Schweiz etwa 1’500 Unternehmer und 180 Händlerfilialen mit seinen Produkten. Die Bestellungen gehen wie in der Brachen üblich, per Telefon, Fax oder in Papierform ein. Das Unternehmen vertreibt zwei Drittel der Lieferungen direkt an Gipser (Unternehmer). Die Produkte werden dabei entweder an das Unternehmerlager oder direkt auf eine Baustelle geliefert. Die Rechnungsstellung erfolgt allerdings über Händler, die die Rolle als Rechnungsempfänger zwischen Rigips und den Unternehmern einnehmen. Diese verrechnen die Rechnungen der Rigips an die Unternehmer weiter. Die Unternehmer profitieren dadurch von günstigen Händlerkonditionen sowie von geringeren administrativen Aufwänden. Das verbleibende Drittel der Lieferungen wird an die Lager der Händler geliefert, von wo Unternehmer die benötigten Produkte beziehen können. Rigips vereinbart mit den Unternehmern und Händlern individuelle Konditionen, die in Rahmenverträgen festgehalten werden. Die Händler wiederum können mit den Unternehmern separate Konditionen vereinbaren oder die Rigips-Konditionen übernehmen.
Die etwa 6‘000 Rechnungen an den Händler BauBedarf stellt Rigips in elektronischer Form. BauBedarf verrechnet die Rechnungen für Direktlieferungen an Unternehmer in Papierform an diese weiter.
Abb. 1: Rollen und Prozesse im Rechnungsaustausch zwischen den Parteien
Damit Rigips effizient und einfach die technischen sowie handels- und steuerrechtlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung erfüllen kann, wurde diese an den E-Invoicing Service Provider (EISP) PostFinance delegiert. Dieser konvertiert die von Rigips bereitgestellten Rechnungsdaten in das vom Kunden gewünschte Format, bringt die gesetzeskonforme elektronische Signatur an und übermittelt die Rechnung an die Kunden. PostFinance stellt Rigips die für die Aufbewahrung erforderlichen Archivdateien zur Verfügung. Für diese von PostFinance beanspruchten Leistungen bezahlt Rigips eine Transaktionsgebühr von CHF 0.60 pro übermittelte Rechnung.
Mit der elektronischen Rechnungsstellung verfolgt Rigips folgende Ziele:
- Leben der Kundenorientierung durch Erfüllung von Kundenanforderungen an effiziente Prozessunterstützung
- Bereitstellen einer Infrastruktur, die integrierte elektronische Prozesse mit Partnern unterstützt
- Aufbau von Know-how in der Prozessintegration und im Datenaustausch
- Entlastung der Mitarbeitenden von manuellen, monotonen, repetitiven Arbeiten ohne direkte Wertschöpfung
Prozesssicht
Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung
Wird eine Bestellung telefonisch oder in Papierform ausgelöst, werden die Bestelldaten in den Auftragserfassungsbüros in Holderbank und Granges manuell erfasst. Anschliessend werden die Lieferung und der Prozess der Rechnungsstellung aufgelöst. Zur Vereinfachung der Rechnungsstellung wird pro ausgeführten Auftrag jeweils eine Rechnung gestellt.
Rigips bietet den Kunden folgende Formen der Rechnungsstellung an:
- Papierrechnung
- Elektronische Rechnungsdaten (PDF-Datei) mit separater Papierrechnung als Originalbeleg
- Gesetzeskonforme elektronische Rechnung
Bei der elektronischen Rechnungsstellung an BauBedarf werden die aufbereiteten Rechnungsdaten an den EISP übermittelt. Dieser überprüft die Rechnungsdaten auf Vollständigkeit und grundsätzliche Mehrwertsteuerkonformität, konvertiert die Daten in das Kundenformat, versieht sie mit einer elektronischen Signatur und leitet sie an den Kunden weiter. Rigips wird dazu ein Verarbeitungsprotokoll übermittelt.
Auf Seite von BauBedarf findet eine Unterscheidung statt, ob es sich um eigene Bestellungen oder um Direktlieferungen an Unternehmer handelt, die weiterverrechnet werden müssen. Diese Aufteilung erfolgt aufgrund der in der elektronischen Rechnung aufgeführten Bestellnummer und Kundennummer.
Lastschriftverfahren (LSV)
Eine Spezialität stellt dar, dass Rigips für die Begleichung der Rechnungen mit BauBedarf das Lastschriftverfahren vereinbart hat. Dieses zwischen Schweizer Banken akzeptierte Verfahren eignet sich für Unternehmen, die regelmässig Beträge einziehen und ihren Kunden eine einfache und bequeme Zahlungsart anbieten wollen. Es wird im Firmen- und Privatkundengeschäft eingesetzt und bietet bestmöglichen Konsumentenschutz durch das garantierte Widerspruchsrecht.
Grundlage zum Einzug von Lastschriften bilden eine Belastungsermächtigung von BauBedarf und je ein Bankkonto beider Parteien. Rigips reicht die Lastschrift elektronisch bei seinem Finanzinstitut ein und informiert BauBedarf mittels eines Avis über den Betrag. Die eingeforderte Rechnung bleibt in der Debitorenbuchhaltung von Rigips im Status ‚Zahlung unterwegs’, bis die Lastschrift automatisiert vom Finanzinstitut von BauBedarf bezahlt wird. Der Abgleich erfolgt automatisch beim Zahlungseingang durch die in der Lastschrift vorgegebene Referenznummer.
BauBedarf kann bei seiner Bank – ohne Angabe von Gründen – bis maximal 31 Kalendertage nach Avisierung der Kontobelastung Widerspruch gegen eine ausgeführte Zahlung einlegen. Durch das enge Vertrauensverhältnis zwischen Zahlungspflichtigen und Zahlungsempfängern und die klar definierten Prozesse und Verfahren sind solche Widersprüche allerdings selten.
Stornierungen und Gutschriften
Rechnungsstornos und Gutschriften werden zwischen Rigips und BauBedarf ebenfalls elektronisch und somit automatisiert abgewickelt. Solange die fehlerhafte oder falsche Rechnung noch nicht elektronisch verschickt ist, wird ein Storno erzeugt, ansonsten wird eine Gutschrift erstellt.
Bonus und Rückvergütungen
Die in der Baubranche üblichen jährlichen Rückvergütungen und Bonuszahlungen werden in einem separaten Prozess gehandhabt und traditionell in Papierform abgewickelt. Die Baustoffhändler und auch die Unternehmer erhalten die Bonusgutschrift direkt.
Archivierung
Bei den nach wie vor mehrheitlichen Papierrechnungen löst die Fakturierung die Erstellung einer PDF-Kopie aus, die im elektronischen Archiv aufbewahrt wird. Die vom E-Invoicing Service Provider erstellten und signierten elektronischen Rechnungen bilden die steuerrechtlich gültigen Belege. Rigips liess sich anfänglich die Archivdaten von PostFinance auf einer CD als Dateiträger übermitteln. Doch schon nach kurzer Zeit stellte man den Prozess um und holt seither die Daten vom Server von PostFinance und bewahrt sie im eigenen elektronischen Archiv auf.
Anwendungssicht
Rigips betreibt SAP ECC 6.0 als ERP-System, das von der vormaligen Gipsunion übernommen wurde. Der Vertrieb und die Rechnungsstellung werden durch das SAP-Vertriebsmodul (SD) unterstützt. Im SAP FI-Modul werden die Rechnungen verbucht, die Lastschrift ausgelöst und deren Vergütung (Zahlungseingang) überwacht und gebucht.
Abb. 2: Anwendungssicht für die elektronische Rechnungsstellung bei Rigips
Die Integration von IT-Systemen von externen Partnern für den entsprechenden Datenaustausch via Internet erfolgt mittels des SAP Business Connectors 4.8. Für die Rechnungsübermittlung an PostFinance wird die „Innflow E-Invoice Postfinance-Engine“ verwendet, die von Innflow für die standardisierte Anbindung von SAP-Systemen an das B2B-Netzwerk der PostFinance entwickelt wurde. Diese Applikation übermittelt die vom SAP-eigenen IDoc-Format ins Yellobill XML-Format umgewandelten Rechnungsdaten an PostFinance. Dort werden sie in das von den Kunden gewünschte Format umgewandelt, signiert und schliesslich an diese weitergeleitet. PostFinance stellt den Kunden einen Dienst zur Verfügung mit dem mittels Browser die digitale Signatur von elektronischen Rechnungen online geprüft werden kann.
Die gesetzlich relevanten Archivdateien der von PostFinance erstellten elektronischen Rechnungen werden vom Server von PostFinance abgeholt und in der Archivierungssoftware IXOS von OpenText, die vom Saint-Gobain-Konzern betrieben wird, aufbewahrt. Auch die PDF-Kopien der Papierrechnungen werden in IXOS elektronisch aufbewahrt.
4. Projektablauf und Betrieb
Investitionsentscheidung
Im 2009 wurde Rigips erstmals mit einer Kundenanfrage für die elektronische Rechnungsstellung konfrontiert. Die Angelegenheit wurde mit Innflow, dem SAP IT-Partner des Unternehmens, besprochen, der Rigips eine Offerte über CHF 30‘000 für ein Initialprojekt unterbreitete. Die Geschäftsleitung behandelte den Projektantrag und beschloss daraufhin, E-Invoicing grundsätzlich einzuführen und diesbezüglichen Kundenwünschen nachzukommen. Gleichzeitig wurde auch geprüft, ob sich eine E-Invoicing-Lösung innerhalb des Saint-Gobain-Konzerns realisieren liesse. Weil die Voraussetzungen für eine vom Konzern unterstützte E-Invoicing-Lösung für den Schweizer Markt nicht gegeben waren und die vorliegende Offerte auch preislich attraktiver war, entschied sich Rigips für die Einführung einer eigenen Lösung.
Das Projekt des Kunden, der ursprünglich anfragte zerschlug sich, weshalb das erste E-Invoicing-Projekt schliesslich mit dem Handelsunternehmen BauBedarf gestartet wurde, das Mitte 2010 mit diesem Wunsch auf Rigips zukam.
Projektmanagement und Changemanagement
Intern wurde das Projekt vom Leiter Controlling und SAP Competence Center geleitet. Ebenfalls involviert waren die Fakturierung sowie der hauseigene IT-Support. Den technischen Dialog mit dem EISP PostFinance führte der IT-Partner Innflow.
Die zwei Mitarbeitenden in der Fakturierung wurden frühzeitig in den Prozess involviert. Ihnen wurden die Vorteile aufgezeigt und zusätzliche Aufgabengebiete im Bereich der Stammdatenverwaltung übertragen. Weil ohnehin ein minimaler Personalbestand für Stellvertretungen von Nöten ist, konnte auf einfache Weise glaubhaft gemacht werden, dass es in der Folge des E-Invoicing-Projekts nicht zu Personalkürzungen kommen würde.
Entstehung und Roll-out der Lösung
Die Freigabe für das Projekt erfolgte im August 2010. Da der Kunde BauBedarf bereits mit dem EISP PostFinance zusammenarbeitete, und dieser EISP die künftige Interoperabilität mit anderen B2B-Netzwerken in Aussicht stellte, entschied sich Rigips den gleichen Dienstleister einzusetzen.
Das Kick-off Meeting für das Projekt erfolgte im Oktober 2010. Danach wurde die von Innflow entwickelte Koppelung zwischen SAP und PostFinance eingerichtet. Während der Monate November und Dezember wurden zahlreiche Tests durchgeführt, bis die Meldungen korrekt interpretiert zwischen Rigips, PostFinance und BauBedarf ausgetauscht werden konnten. Das definitive „Go live“ erfolgte im März 2011. Im Verlaufe des Jahres konnte kein weiterer Kunde für den elektronischen Rechnungsstellungsprozess gewonnen werden. Es ist aber das Ziel von Rigips vor allem die Händler für diesen Prozess zu gewinnen. Das Verkaufsteam bewirbt dies entsprechend bei den Kunden.
Im gleichen Zug wurde auch auf die elektronische Archivierung der Papierrechnungen umgestellt. Das heisst, es werden direkt PDF-Dateien der ausgedruckten Rechnungen archiviert und keine Papierkopien mehr in einem physischen Archiv aufbewahrt.
Betrieb der Lösung
Der technische Basisunterhalt und der Benutzersupport werden von Rigips selbst erbracht. Er ist minimal und fällt deshalb nicht ins Gewicht. Anpassungen der Lösung, die sich durch Änderungen an der Schnittstelle zu PostFinance ergeben können, werden hingegen durch Innflow vorgenommen. Rigips schätzt diesen Aufwand auf einen Tag pro Jahr.
Wirtschaftlichkeit der Lösung
Nachfolgend werden die Kosten und der Nutzen der elektronischen Rechnungsstellung basierend auf den beschriebenen Gegebenheiten schematisch aufgeführt, erläutert und schliesslich die Wirtschaftlichkeit der Lösung bewertet.
Die offerierten Initialkosten von CHF 30‘000 konnten eingehalten werden. Für die Anbindung an PostFinance musste Rigips als Pilot-Lieferant von BauBedarf keine Anbindungskosten an PostFinance entrichten. Zu den Initialkosten ist noch ein interner Aufwand von etwa fünf Personentagen zu zählen. Rigips rechnet für solche Projekte jedoch nicht mit internen Kosten, weil sie Teil der Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur sind und damit auch des Aufgabengebiets der IT-Mitarbeitenden.
Tabelle 1: Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung
Der Aufwand für die Anbindung von weiteren Kunden wird auf etwa einen Tag pro Neuanbindung für Stammdatenanpassung und Tests geschätzt. Auch er wird dem ordentlichen IT-Betrieb zugerechnet und nicht separat kalkuliert. Dank der standardisierten Schnittstelle zu PostFinance ist im Normalfall keine externe Unterstützung durch den Berater nötig. Die wiederkehrenden Kosten setzen sich zusammen aus den Transaktionsgebühren von 60 Rappen pro Rechnung an PostFinance und geplanten jährlichen Ausgaben für Anpassungen, bei denen der externe Berater herangezogen werden müsste.
Rigips rechnet mit einer Einsparung von etwa einem Franken Porto pro wegfallende Papierrechnung. Weil die Rechnungsstellung täglich erfolgt und deshalb nur ein geringer Teil der Rechnungen gesammelt in einen Umschlag versandt werden kann, schätzt Rigips für das Rechnungsaufkommen mit BauBedarf mit etwa 5‘000 wegfallenden Porti sowie mit Materialeinsparungen für Papier, Druck und Umschläge von etwa CHF 1‘000 pro Jahr.
Weil Rigips für die Begleichung der Rechnungen an BauBedarf schon das effiziente Lastschriftverfahren einsetzt, kann nicht von einem möglichen früheren Zahlungseingang und von einer einfacheren Zahlungszuordnung profitiert werden.
Beim Personal in der Fakturierungsabteilung entfällt zwar das Drucken, Einpacken und Frankieren der Rechnungen. Diese Zeiteinsparungen wurden nicht kalkuliert und ausgewiesen. Das Team besteht lediglich aus zwei Personen (1.65 Vollzeitstellen). Dies ist der erforderliche Minimalbestand, um Kontinuität und eine Stellvertretung gewährleisten zu können. Dem Team wurden allerdings neue Tätigkeiten wie Kontrolle von Spesenabrechnungen, Rechnungskontrolle, Stammdaten- sowie Konditionenpflege übertragen.
Einsparungen könnten sich auch durch das Entfallen des physischen Rechnungsarchivs ergeben, werden von Rigips aber nicht eingerechnet. Bisher füllten die Papierrechnungen jährlich über 40 Archivordner. Die Mitarbeitenden loben den nun besseren Zugang zu den elektronischen Dateien und das einfachere Auffinden von Rechnungen.
Auf den Umsatz hat das Projekt keine Auswirkung, weil aufgrund der Marktposition von Rigips keine zusätzliche Verlagerung von Bestellungen von einem Mitbewerber zu Rigips stattfindet.
Die Gegenüberstellung der Kosten und des kalkulierten quantifizierbaren Nutzens zeigen, dass sich die jährlichen Kosten und der wiederkehrende Nutzen beim beschriebenen Rechnungsvolumen in etwa die Waage halten. Weil nur ein Teil des Nutzens kalkuliert wird, werden auf dieser Berechnungsgrundlage die Investitionskosten nicht eingespielt werden können. Dennoch ist Rigips von der Sinnhaftigkeit der Investition überzeugt, weil damit eine gute Ausgangslage für weitere Integrationsprojekte zu verhältnismässig günstigen Kosten geschaffen wurde.
Qualitativer Nutzen und Zielerreichung
Die für das E-Invoicing-Projekt formulierten Ziele waren hauptsächlich nicht quantifizierbarer Natur und konnten erreicht werden.
Der Wunsch der elektronischen Rechnungsstellung des Kunden BauBedarf konnte mit Unterstützung von Innflow professionell und effizient erfüllt werden. Gleichzeitig wurde eine Infrastruktur geschaffen und intern Know-how aufgebaut, was die Umsetzung künftiger Kundenforderungen für E-Invoicing vereinfachen wird.
Durch die gleichzeitige vollständige Umstellung auf die elektronische Archivierung der Papierrechnungen wird weniger Raum für Archivierung benötigt und es entfallen Aufwände für die physische Ablage der verbleibenden 25‘000 Papierrechnungen pro Jahr. Die Mitarbeitenden sparen auch Zeit für das Auffinden von archivierten Rechnungen und es entfallen monotone Routinearbeiten.
Dank der reichen Erfahrung des SAP-Beraters von Rigips in der Implementierung von E-Invoicing in der Schweiz und dessen weitgehend standardisierten Produkten und Vorgehen zur Integration von SAP-Systemen in die B2B-Netzwerke von PostFinance oder SIX Paynet konnte Rigips von einer zügigen Abwicklung des Projekts profitieren. Dabei konnte sich Rigips auf die Kompetenz von Innflow verlassen. Kleinere Probleme bestanden einzig bei der Abstimmung der Rechnungsinhalte mit BauBedarf und PostFinance.
Rigips hat sich für PostFinance entschieden, weil dieser Dienstleister auf der einen Seite schon vom Kunden BauBedarf auserkoren worden war und auf der anderen Seite, weil dieser glaubhaft machen konnte, dass er auf die Interoperabilität mit anderen E-Invoicing-Netzwerken hinarbeitet. Dadurch erhofft sich Rigips, dass künftig mehr Geschäftspartner schneller und einfacher mit der elektronischen Rechnung bedient werden können. Im Wissen, dass die Rechnungsempfänger in grösserem Masse von der elektronischen Rechnung profitieren und ebenfalls Gebühren an die Service Provider zu entrichten haben, hegt Rigips auch die Erwartung, dass die Transaktionskosten der Service Provider gesenkt werden, was vielen Organisationen den Einstieg ins E-Invoicing weiter erleichtern könnte.
Weitgehend standardisierte System-Implementationen begünstigen den weiteren Roll-out. So konnte für die Konzernschwester Saint-Gobain Isover SA, die auf der gleichen IT-Lösung läuft, der gleiche E-Invoicing-Prozess für die Rechnungsstellung an BauBedarf ohne grossen Aufwand eingeführt werden.
Lessons Learned
Bei künftigen Anfragen für E-Invoicing würde Rigips speziell bei Kunden, die Bestellungen aus betriebswirtschaftlichen Systemen heraus generieren, versuchen diese in elektronischer Form zu erhalten. Dies würde zu einer Reduktion des Aufwands bei der Auftragserfassung führen. Im Fall von BauBedarf wurde dies nicht thematisiert.
Bei der Bewerbung der Lösung musste Rigips feststellen, dass aufgrund der höheren Umstellungskosten für E-Invoicing auf Seite der Rechnungsempfänger, die Kunden hier noch zurückhaltend sind, wenn sie das Thema nicht schon von sich aus in Angriff genommen haben. Die Erwartungen dürfen diesbezüglich nicht zu hoch angesetzt werden und dennoch muss die Möglichkeit laufend kommuniziert werden.
In B2B-Integrationsprojekten sollte der inhaltlichen Abstimmung sowie der zeitlichen Koordination der beteiligten internen und externen Parteien ein besonderes Augenmerk gewidmet werden. Es empfiehlt sich, vorgängig klar definierte Verantwortlichkeiten und Zeitfenster für die Durchführung von Tests zu vereinbaren. Die interne technische Implementation und die Konfiguration des eigenen Systems waren im Vergleich schnell erledigt. Es stellte sich als grosser Vorteil heraus, dass im Vorfeld der Implementierung alle möglichen Geschäftsvorfälle getestet wurden; auch Gutschriften und Stornorechnungen. Die Testrechnungen konnten während dieser Zeit kostenlos über PostFinance übermittelt werden. Es empfiehlt sich, dies schon bei den Vertragsverhandlungen zu vereinbaren.